Quy Trình Làm Thẻ APEC Mới Nhất: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Thẻ APEC (ABTC) là công cụ hỗ trợ doanh nhân thuận lợi hơn trong các hoạt động thương mại, đầu tư và hợp tác quốc tế tại các nền kinh tế thành viên APEC. Tuy nhiên, để được cấp thẻ, doanh nghiệp và doanh nhân cần trải qua quy trình xét duyệt nhiều bước với yêu cầu hồ sơ tương đối chặt chẽ.

Theo Quyết định 28/2026/QĐ-TTg, quy trình làm thẻ APEC hiện nay gồm hai giai đoạn chính: xin văn bản chấp thuận sử dụng thẻ APEC từ cơ quan có thẩm quyền và thực hiện thủ tục cấp thẻ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện.

Tóm tắt nội dung

Thẻ APEC (ABTC) là gì?

Thẻ đi lại doanh nhân APEC (ABTC – APEC Business Travel Card) là loại giấy tờ được cấp cho doanh nhân đáp ứng điều kiện theo quy định, giúp thuận tiện hơn khi thực hiện các chuyến công tác ngắn hạn tại các nền kinh tế thành viên APEC có tham gia chương trình ABTC.

Hiện nay thẻ được cấp dưới hai hình thức:

Thẻ APEC điện tử (e-ABTC)
Thẻ APEC dạng thẻ cứng

Doanh nhân có thể đề nghị cấp một hoặc cả hai hình thức tùy theo nhu cầu sử dụng.

Thời hạn của thẻ APEC

Có giá trị tối đa 05 năm kể từ ngày cấp.
Không được gia hạn.
Thời hạn thẻ không vượt quá thời hạn hộ chiếu đang sử dụng.

Điều Kiện Để Được Xem Xét Cấp Thẻ APEC

Trước khi tìm hiểu quy trình làm thẻ APEC, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Điều kiện đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần:

Hoạt động liên tục từ 24 tháng trở lên.
Chấp hành đầy đủ các quy định về thuế, hải quan, lao động và bảo hiểm xã hội.
Có hoạt động hợp tác, đầu tư, thương mại hoặc nhu cầu phát triển thị trường tại các nền kinh tế thành viên APEC.

Điều kiện đối với doanh nhân

Người đề nghị cấp thẻ cần:

Từ đủ 18 tuổi trở lên.
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Làm việc tại doanh nghiệp từ 12 tháng trở lên, tham gia BHXH với chức danh cấp thẻ tối thiểu 6 tháng trở lên.
Đang giữ chức vụ quản lý theo quy định.
Không thuộc trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh.

Để hiểu rõ hơn về các nhóm chức danh được xem xét cấp thẻ, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết: Điều kiện làm thẻ APEC mới nhất.

Quy Trình Làm Thẻ APEC Gồm Mấy Bước?

Theo quy định hiện hành, thủ tục cấp thẻ APEC được thực hiện qua 02 giai đoạn bắt buộc:

Giai đoạn 1

Xin văn bản chấp thuận cho phép sử dụng thẻ APEC.

Giai đoạn 2

Nộp hồ sơ cấp thẻ APEC tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

Đây là quy trình bắt buộc đối với hầu hết các hồ sơ doanh nhân Việt Nam đề nghị cấp thẻ ABTC.

Bước 1: Xin Văn Bản Chấp Thuận Sử Dụng Thẻ APEC

Đây được xem là giai đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình làm thẻ APEC.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét:

Tính pháp lý của doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh thực tế.
Việc chấp hành nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội.
Nhu cầu đi lại phục vụ hoạt động thương mại quốc tế.
Lịch sử hợp tác thương mại với các nước tham gia chương trình thẻ Apec trong 2 năm gần nhất.

Xác định cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ sẽ được gửi tới các cơ quan khác nhau.

Doanh nghiệp thông thường

Áp dụng đối với:

Công ty TNHH
Công ty cổ phần
Doanh nghiệp tư nhân
Công ty hợp danh
Hợp tác xã

Cơ quan xem xét: Chủ tịch UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, chứng khoán, bảo hiểm

Cơ quan xem xét: Bộ Tài chính

Tổ chức tín dụng

Cơ quan xem xét : Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Doanh nghiệp thuộc Bộ, ngành Trung ương

Cơ quan xem xét : Bộ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan quản lý trực tiếp.

Hồ sơ xin văn bản chấp thuận sử dụng thẻ APEC

Đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH

Hồ sơ thường bao gồm:

Văn bản đề nghị theo mẫu AP02.
Hợp đồng thương mại với đối tác thuộc nền kinh tế thành viên APEC hoặc tài liệu chứng minh nhu cầu hợp tác quốc tế.
Quyết định bổ nhiệm chức vụ của doanh nhân.
Báo cáo tài chính hoặc báo cáo thuế năm gần nhất.

Đối với doanh nghiệp tài chính, bảo hiểm, ngân hàng

Thành phần hồ sơ tương tự nhưng nộp tại cơ quan quản lý chuyên ngành tương ứng.

Đối với cơ quan nhà nước, tập đoàn nhà nước

Hồ sơ gồm:

Bản điện tử hoặc bản chính văn bản đề nghị cho phép sử dụng thẻ ABTC do lãnh đạo của cơ quan, tố chức hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về nhân sự theo mẫu AP02.
Bản điện tử hoặc bản sao Quyết định cử cán bộ đi công tác hoặc các giấy tờ, tài liệu chứng minh nhiệm vụ tham dự các hội nghị, hội thảo, cuộc họp hoặc để thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại các nền kinh tế thành viên APEC

Quy trình thẩm định hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành xác minh liên ngành.

Các nội dung thường được kiểm tra gồm:

Tình trạng chấp hành thuế.
Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.
Thực hiện quy định hải quan.
Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.
Thông tin của doanh nhân được đề nghị cấp thẻ.

Hiệu lực văn bản chấp thuận

Văn bản đồng ý sử dụng thẻ APEC có giá trị: 06 tháng kể từ ngày ký.

Doanh nghiệp cần hoàn thiện bước tiếp theo trong thời hạn này để tránh phải thực hiện lại hồ sơ.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ Cấp Thẻ APEC Tại Cục Quản Lý Xuất Nhập Cảnh

Sau khi được cấp văn bản chấp thuận, doanh nhân tiếp tục thực hiện thủ tục cấp thẻ ABTC.

Hồ sơ cấp thẻ APEC

Thông thường gồm:

Tờ khai theo mẫu AP05.
Ảnh chân dung theo quy định.
Văn bản chấp thuận sử dụng thẻ APEC.
Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
Văn bản đề nghị cấp thẻ Apec theo mẫu AP03 của doanh nghiệp.

Thời gian xét duyệt

Sau khi tiếp nhận hồ sơ:

Cục Quản lý xuất nhập cảnh thực hiện trao đổi dữ liệu với các nền kinh tế thành viên APEC.
Các nền kinh tế thành viên tiến hành xem xét nhân sự.
Sau khi nhận được phản hồi theo quy trình, thẻ ABTC sẽ được cấp nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Làm Thẻ APEC

Hồ sơ phải trung thực và nhất quán

Thông tin doanh nghiệp, doanh thu, thuế, bảo hiểm xã hội cần chính xác và có khả năng đối chiếu khi cơ quan chức năng xác minh.

Hợp đồng nước ngoài cần dịch thuật

Các hợp đồng, tài liệu hợp tác bằng tiếng nước ngoài nên được dịch thuật và chứng thực theo quy định.

Thực hiện báo cáo sử dụng thẻ hàng năm

Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng thẻ APEC của doanh nhân theo quy định.

Việc không thực hiện nghĩa vụ báo cáo có thể ảnh hưởng đến việc xem xét các hồ sơ tiếp theo.

Kịp thời xử lý khi mất thẻ hoặc thay đổi chức vụ

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo theo quy định nếu:

Thẻ bị mất.
Doanh nhân nghỉ việc.
Doanh nhân không còn giữ chức vụ phù hợp.

Vì Sao Nhiều Doanh Nghiệp Lựa Chọn Đơn Vị Tư Vấn Hồ Sơ APEC?

Mặc dù quy trình được quy định khá rõ ràng, trên thực tế nhiều hồ sơ bị kéo dài do:

Chưa xác định đúng cơ quan có thẩm quyền.
Thiếu tài liệu chứng minh nhu cầu công tác quốc tế.
Hồ sơ thuế, bảo hiểm xã hội chưa được rà soát đầy đủ.
Sai sót trong biểu mẫu và thành phần hồ sơ.

Việc được tư vấn ngay từ đầu giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng đáp ứng điều kiện, chuẩn bị hồ sơ phù hợp và hạn chế các phát sinh không cần thiết trong quá trình thực hiện.

Kết Luận

Quy trình làm thẻ APEC hiện nay gồm hai bước chính: xin văn bản chấp thuận sử dụng thẻ APEC và thực hiện thủ tục cấp thẻ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Trong đó, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đáp ứng các điều kiện về doanh nghiệp, doanh nhân là yếu tố quyết định đến tiến độ xử lý hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu thủ tục hoặc cần hỗ trợ rà soát điều kiện làm thẻ APEC, nên chuẩn bị hồ sơ từ sớm để có kế hoạch công tác quốc tế phù hợp.

Lưu ý về phạm vi tư vấn

Tiên Bình Consulting là đơn vị tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục theo quy định hiện hành. Chúng tôi không phải cơ quan nhà nước, không có chức năng cấp, phê duyệt hoặc quyết định việc cấp thẻ APEC. Việc xem xét và cấp thẻ thuộc thẩm quyền của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Thông tin tư vấn

Tiên Bình Consulting
Hotline/zalo: 096.351.6268
Email: info@tienbinh.com – dichvulamtheabtc@gmail.com
Website: https://tienbinh.com

Liên hệ để được hỗ trợ đánh giá điều kiện, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và cập nhật quy định mới nhất về thẻ APEC.